Cách xử lý khi kế toán viết sai hóa đơn 

Viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền hàng, thuế suất… trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Xử lý các trường hợp sai sót đó theo Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn mới nhất hiện nay.

1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn.

– Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.

– Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu có)…cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn:

a, Hóa đơn viết sai đó chưa kê khai thuế:

– Cách xử lý: Nếu kế toán đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuốn Nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập theo mẫu sau:Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai. ( chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé). Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu. Sau đó xuất lại hóa đơn mới theo đúng quy định.

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại ( ngày làm biên bản thu hồi) vì vậy bên bán kê khai vào bảng kê bán ra, bên mua kê vào bảng kê mua vào. Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai.

– Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuốn kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuốn. ( Chậm – chắc).

b, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

Đối với xử lý trong trường hợp 3, hóa đơn viết sai, đã giao cho người mua, người bán và người mua đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện sai sót, trong trường hợp này, không được lập biên bản thu hồi hóa đơn, vì hóa đơn đã kê khai thuế rồi.

Sai sót trong trường hợp này, bao gồm những sai sót làm ảnh hưởng đến doanh số và tiền thuế, và những sai sót không làm ảnh hưởng đến doanh số và tiền thuế.

Những sai sót ảnh hưởng đến doanh số và tiền thuế (số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…) các bạn đều đã nắm được cách xử lý, đó là xuất hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm.

Những sai sót không làm ảnh hưởng đến doanh số và tiền thuế (sai về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế,…) thì kế toán còn gặp khó khăn trong quá trình xử lý. Và kế toán được hướng dẫn xử lý cụ thể như sau:

+ Hướng dẫn của Tổng cục thuế: Theo các công văn hướng dẫn của Tổng cục thuế, thì đều yêu cầu phải xuất hóa đơn điều chỉnh, nhưng không hướng dẫn chi tiết xuất hóa đơn như thế nào, và kê khai thuế ra làm sao đối với hóa đơn đó.

+ Hướng dẫn của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh: Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh đã có công văn số4099/CT-TTHT ngày 02/06/2014 hướng dẫn: “ trường hợp Công ty lập hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)).”

==> Theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, các bạn vẫn phải lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh, và sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh này trên bảng kê, và chỉ tiêu doanh thu và tiền thuế ghi bằng không

+ Hướng dẫn của Cục thuế Thành phố Hà Nội: Cục thuế thành phố Hà Nội cũng đã có công văn số48838/CT-HTr ngày 23/09/2014 hướng dẫn: “trường hợp Công ty đã lập hoá đơn giao cho người mua nhưng phát hiện trên hoá đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn giá, thuế suất…. thì người bán và người mualập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”

==> Theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội, các bạn không phải lập hóa đơn điều chỉnh, mà chỉ phải lập biên bản ==> Hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội là phù hợp nhất, và đơn giản thủ tục hành chính về thuế, vì những sai sót như tên, địa chỉ, mã số thuế không làm ảnh hưởng đến tiền thuế, xuất hóa đơn điều chỉnh chỉ làm cho kế toán thêm phức tạp

– Rút kinh nghiệm: Trước khi nhận hóa đơn, kê khai thuế hãy kiểm tra thật kỹ tính hợp lý – hợp lệ của hóa đơn.

 TƯ VẦN HỌC KẾ TOÁN TẠI NHÀ: